Verzekering:
Voordat je vertrekt, is het essentieel om de verzekering van je zakelijke auto te controleren. Zorg ervoor dat je de juiste dekking hebt voor persoonlijk gebruik en dat je verzekeraar of leidinggevende op de hoogte is van je reisplannen. De meeste verzekeringen hebben dekkingsbeperkingen voor reizen naar bepaalde landen, dus controleer dit van tevoren om onaangename verrassingen te voorkomen. Welke landen dit zijn zie je op de groene kaart.
Noodnummers:
Wanneer er sprake is van een ongeval of problemen met de auto, is het belangrijk dat je het noodnummer van de verzekeraar bij je hebt. Sla het nummer op in je telefoon, dan weet je zeker dat je het juiste nummer bij de hand hebt in geval van nood. Dit nummer is te vinden op de groene kaart. De verzekeraar deelt vervolgens met jou welke stappen jij mag en kan nemen, zoals het regelen van vervangend vervoer. Het is daarnaast ook belangrijk om jouw werkgever op de hoogte te brengen. Niet alleen over de schade aan de auto, maar ook over wanneer er fysieke en materiële schade is ontstaan. Werkt jouw werkgever samen met een wagenpark? Dan moeten ook zij op de hoogte worden gebracht. Zij gaan over jouw vervoer wanneer je terug in Nederland bent, maar ook moet de kapotte auto terug naar het wagenpark. Zorg dat je dus ook het telefoonnummer van het wagenpark bij je hebt.
Onderhoud en reparaties:
Breng je zakelijke auto naar de garage voor een grondige controle voordat je op vakantie gaat. Zorg ervoor dat alle vloeistoffen op peil zijn, de banden in goede staat verkeren en de remmen goed functioneren. Als er reparaties nodig zijn, is het beter om ze voor je reis te laten uitvoeren om problemen onderweg te voorkomen.
Navigatie en kaarten:
Hoewel moderne auto's vaak zijn uitgerust met ingebouwde navigatiesystemen, is het toch verstandig om een gedetailleerde kaart of een navigatie-app op je telefoon bij de hand te hebben. Bij een technische storing aan de auto is het altijd handig om een alternatieve navigatiemethode te hebben, vooral als je naar afgelegen gebieden reist. Via Google Maps kan je kaarten ook vooraf opslaan om daarna offline te navigeren.
Bagageruimte:
Controleer de bagageruimte van je zakelijke auto voordat je begint met inpakken. Afhankelijk van de grootte van je gezin en de duur van je reis, moet je mogelijk extra bagageruimte creëren. Overweeg het gebruik van dakkoffers of bagageboxen zodat je extra ruimte hebt voor je spullen. Zorg er wel voor dat je het laadvermogen van je auto niet overschrijdt en dat de bagage veilig is bevestigd.
Brandstof en tolwegen:
Bereken de geschatte brandstofkosten voor je reis en zorg ervoor dat je voldoende geld hebt om onderweg te tanken. Daarnaast is het handig om te weten welke tolwegen je tegenkomt en welke kosten daaraan verbonden zijn. Plan je route zorgvuldig en neem deze extra uitgaven op in je vakantiebudget.
Parkeermogelijkheden:
Als je op verschillende plaatsen verblijft tijdens je vakantie, moet je van tevoren onderzoek doen naar parkeermogelijkheden. Sommige hotels bieden gratis parkeergelegenheid, terwijl andere hotels extra kosten in rekening brengen. Ben je van plan bent om bezienswaardigheden te bezoeken of grote steden te verkennen? Zoek dan naar parkeergarages of parkeerplaatsen in de buurt en houd rekening met eventuele parkeertarieven.
Kosten declareren:
Informeer voordat je op vakantie gaat bij jouw werkgever welke reiskosten je wel en niet mag declareren. Dan weet je namelijk welke bonnetjes je moet bewaren om na je vakantie eventuele declaraties in te dienen. Heb je een tank- of laadpas? Controleer dan of je deze ook buiten Nederland kan en mag gebruiken.
Conclusie:
Wanneer je met je zakelijke auto op vakantie gaat, is een goede planning essentieel. Zorg voor de juiste verzekering, laat je auto goed controleren en zorg ervoor dat je navigatiemiddelen gereed zijn. Neem de tijd om je bagageruimte te optimaliseren, houd rekening met brandstof- en tolkosten en onderzoek parkeermogelijkheden op je bestemmingen. Zorg er tot slot voor dat je weet welke kosten je bij jouw werkgever kan declareren. Met deze overwegingen in gedachten kan jij genieten van een welverdiende vakantie met een auto van de zaak.
Tip voor werkgevers: declaratiebeleid
Neem als werkgever regels en instructies op in het declaratiebeleid van jouw bedrijf. Ook met betrekking tot het gebruik van een auto van de zaak tijdens vakantie. En zorg ervoor dat jouw werknemers op de hoogte zijn van dit beleid, zodat zij hier rekening mee kunnen houden. Wil je er zeker van zijn dat het declaratiebeleid voldoet aan de wettelijke vereisten en de behoeften binnen jouw bedrijf? Betrek hier dan jouw financiële en juridische afdeling bij, een belastingadviseur of accountant en de afdeling HR.
